Privacy statement
1. Introductie
Wij waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt en treffen bijgevolg passende maatregelen om uw privacy en uw persoonsgegevens te beschermen wanneer u gebruik maakt van onze producten en/of diensten. Wij behandelen uw persoonsgegevens als vertrouwelijke informatie.
Deze privacy statement (de “Privacy Statement”) is erop gericht u in detail te informeren over ons gebruik van uw persoonsgegevens. Lees deze Privacy Statement om meer te weten te komen over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en delen en welke rechten u geniet in verband met ons gebruik van uw persoonsgegevens.
2. Toepassingsgebied
Deze Privacy Statement is van toepassing op (i) alle (huidige en voormalige) klanten, (ii) alle prospecten die interesse tonen in onze producten en/of diensten, (iii) alle bezoekers van onze website (zie punt 14 van deze Privacy Statement), (iv) personen die werkzaam zijn in een bedrijf of organisatie waarmee wij een klantrelatie hebben of hadden en (vi) alle andere personen die ons op enigerlei wijze contacteren.
3. Wie is SLAAPADVIES?
SLAAPADVIES is een expert in ergonomische slaapoplossingen en persoonlijk slaapadvies. Het totaaloverzicht van producten en diensten die SLAAPAVIES levert kan u vinden op www.easysleep.be. De zetel is gevestigd te 9052 Gent, Nederzwijnaarde 2 bus 28 (ondernemingsnummer 0891.010.128 (RPR Gent, afdeling Gent).
SLAAPADVIES is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Onze contactgegevens vindt u in punt 17 van deze Privacy Statement.
4. Welke informatie verzamelt SLAAPADVIES over mij?
Wij kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:
• persoonlijke identificatiegegevens, zoals o.m. naam, voornaam, geslacht enz.;
• identificatiegegevens uitgegeven door de overheid, zoals o.m. ondernemingsnummers enz.
• contactgegevens, zoals o.m. adres, (mobiel) telefoonnummer, e-mailadres enz.;
• contractgegevens, zoals o.m. product/dienst, , klantenhistoriek enz.;
• facturatiegegevens, zoals o.m. facturatieadres, btw-nummer, te betalen bedrag, openstaande bedragen enz.;
• financiële identificatiegegevens, zoals o.m. uw bankrekeningnummer enz.;
• betalingsgegevens, zoals o.m. betalingsvoorkeur, rekeningnummer, domiciliëringsgegevens, betaalhistoriek enz.;
• solvabiliteitsgegevens, zoals, indien u een zakelijke klant bent, kredietbeoordelingen enz.;
• invorderingsgegevens, zoals o.m. betaalachterstand, krediethistoriek, gegevens i.v.m. invorderingsprocedures enz.;
• betrekkingen, zoals o.m. wat uw functie is binnen uw organisatie enz.;
• elektronische identificatiegegevens, zoals o.m. IP-adressen (d.i. een nummer dat doorgaans een specifieke computer of ander netwerkapparaat kan identificeren op het internet), gebruikers-IDs, apparaat-IDs, locatie enz.;
• gebruiksgegevens, zoals o.m. informatie over uw gebruik van onze website, onze online diensten, of andere online inhoud van SLAAPADVIES, logbestanden, surfgedrag enz.;
• beroepsactiviteiten, zoals tot welke NACE-cijfercode een onderneming behoort;
• gegevens met betrekking tot klachten of incidenten;
• rijksregisternummer, indien u ons een kopie van uw identiteitskaart bezorgt;
• camerabeelden, van de bewakingscamera’s aan onze eigendom(men).
Wij verwerken geen gevoelige persoonsgegevens, behalve wanneer u zelf uit eigen beweging gevoelige persoonsgegevens aan ons overmaakt. Gevoelige persoonsgegevens zijn persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
5. Hoe verkrijgt SLAAPADVIES mijn persoonsgegevens?
Wij verwerken enkel persoonsgegevens die wij rechtstreeks van u ontvangen, bijvoorbeeld via uw contact(en) met ons, via uw gebruik van onze producten en/of diensten of via uw gebruik van onze website.
6. Ben ik verplicht mijn persoonsgegevens aan SLAAPADVIES te verstrekken?
In principe bent u niet verplicht om uw persoonsgegevens met SLAAPADVIES te delen. Echter, het verstrekken van uw persoonsgegevens is wel noodzakelijk wanneer u met ons een contract wilt aangaan en aansluitend voor de uitvoering van dat contract.
7. Voor welke doeleinden gebruikt SLAAPADVIES mijn persoonsgegevens?
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de doeleinden die hieronder zijn opgesomd. Wij hebben hieronder ook de rechtsgrond van elke verwerking aangegeven. Wij kunnen u bijkomende informatie omtrent de verwerkingsdoeleinden bezorgen bij het verzamelen van uw persoonsgegevens.
7.1.
Beheer van de contractuele relatie
Wij verwerken uw persoonsgegevens om een contract met u te kunnen aangaan en vervolgens uw contract met ons uit te voeren. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, het verwerken van uw bestelling, het maken van afspraken voor levering of plaatsing, het opmaken en versturen van facturen, en indien nodig herinneringen, en elke communicatie met u omtrent het contract. De juridische grond van de hiervoor genoemde verwerkingen is het aangaan of uitvoeren van uw contract met ons, dan wel ons gerechtvaardigd belang.
7.2. Behandeling van (klant)verzoeken
Wanneer u een verzoek doet en uw contactgegevens met ons deelt voor dit doel, dan gebruiken wij uw gegevens om uw verzoek te beantwoorden. Dit omvat ook gegevensverzameling via online contact, bijvoorbeeld via het contactformulier of via Facebook. Met betrekking tot bestaande klanten en precontractuele maatregelen genomen op verzoek van potentiële klanten is de juridische grond voor verwerking de voorbereiding of uitvoering van uw contract. Voor overige vragen van niet-klanten, hebben wij een gerechtvaardigd belang om u van antwoorden te voorzien.
7.3. Marketingcommunicatie omtrent SLAAPADVIES producten/diensten (of producten/diensten van verbonden vennootschappen
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het verzenden van promotie en marketingcommunicatie. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor dit doel op basis van ons gerechtvaardigd belang. Het commerciële belang van SLAAPAVIES bestaat uit het aanbieden en het verbeteren van onze producten en diensten.
Wanneer echter uw toestemming is vereist, zullen wij uw persoonsgegevens niet verwerken voor deze doeleinden alvorens u toestemming hebt gegeven.
U kan zich ten allen tijde afmelden van promotionele en marketingcommunicatie door ons te contacteren via onderstaande contactgegevens.
7.4. Website: analyse/optimalisatie/beheer
Op onze website maken wij gebruik van cookies en aanverwante technologieën voor functionele, analytische en advertentiedoeleinden. Meer informatie hierover kan u vinden in punt 15 van deze Privacy Statement en in onze cookieverklaring, op www.easysleep.be/cookies.
7.5. Wettelijke of reglementaire verplichtingen
In bepaalde gevallen zijn wij verplicht uw persoonsgegevens te verwerken op basis van een verplichting uit hoofde van de wet- of regelgeving, inclusief rapportageverplichtingen, boekhouding, omgang met officiële klachten en het verlenen van medewerking aan bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders, belastingdiensten, gerechtelijke overheden en de politie.
7.6. Vrijwaring van rechten van SLAAPADVIES en van derden
SLAAPADVIES heeft een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken ter bescherming van de rechten, eigendom en veiligheid van SLAAPADVIES, haar klanten of derden (met inbegrip van preventie, detectie, onderzoek van fraude of mogelijke misdrijven, beveiliging van gebouwen en voorzieningen, het beheer van betwistingen, geschillen of juridische procedures (in de mate dat dit niet reeds vervat is in klantenbeheer noodzakelijk ter de uitvoering van de overeenkomst of een wettelijke verplichting)).
7.7. Ondersteunende diensten
Het komt uitzonderlijk voor dat voor informatica en ondersteunende diensten persoonsgegevens verwerkt worden. Wij verwerken deze persoonsgegevens om de (informatie)veiligheid en de goede werking van onze organisatie te verzekeren. Dit op basis van ons gerechtvaardigd belang daartoe.
7.8. Giften en public relations
SLAAPADVIES verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen voor haar administratie van giften en van relevante contactpersonen uit de sector, voor public relationsdoeleinden. Dit op basis van wettelijke verplichtingen in het kader van betalingen en op basis van ons gerechtvaardigd belang tot het creëren van goodwill.
7.9. Prospectie van mogelijke handelspartners
We verwerken persoonsgegevens in het kader van prospectie van mogelijke handelspartners. Dit op basis van het gerechtvaardigd belang van SLAAPADVIES om te ondernemen.
8. Zal SLAAPADVIES mijn persoonsgegevens delen met derden?
Wij zullen uw persoonsgegevens binnen ons bedrijf houden, tenzij doorgifte vereist is of toegestaan is zoals beschreven in dit punt 8. Uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met (i) verbonden vennootschappen, (ii) derden die diensten aan ons leveren (bv. onderaannemers, maar ook IT-providers), (iii) bevoegde overheidsinstanties, (iv) professionele raadgevers, (v) een kredietwaardigheidsbeoordelaar, (vi) een andere klant (bv. als referentieadres) en (vii) in het kader van een mogelijke fusie of overname van SLAAPADVIES.
Wij wijzen bepaalde diensten toe aan zorgvuldig geselecteerde leveranciers. Wij verstrekken aan leveranciers uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan derden die diensten aan ons leveren zoals facturatiediensten, postbedeling, verkoopdiensten, adresdiensten, klantendiensten, boekhoud- en betalingsdiensten, callcenterdiensten, printservices, marktonderzoekbureaus, marketing- en mediabedrijven, cadeaushops, IT-dienstverleners, adviesbureaus, gerechtsdeurwaarders, advocaten en commerciële partners. Onder bepaalde omstandigheden zijn wij verplicht uw gegevens te delen op basis van een geldig verzoek van bevoegde overheidsinstanties (vb. belastingdiensten, gerechtelijke overheden, politie, gegevensbeschermingsautoriteit), op basis van een wettelijke of reglementaire verplichting of met professionele raadgevers (vb. een bewindvoerder of advocaat). Enkel indien u een onderneming bent, kan de termijn waarbinnen u betaalt doorgegeven worden aan een kredietwaardigheidsbeoordelaar (vb. Graydon). Ten slotte zou het ooit kunnen dat SLAAPADVIES of een van haar moedervennootschappen in het kader van een fusie, overname of andere zakelijke transactie, beperkte persoonsgegevens meedeelt aan een mogelijke koper, verkoper of hun adviseurs.
9. Worden mijn persoonsgegevens buiten de EER doorgegeven?
Bepaalde leveranciers kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij hebben een uitgebreid gegevensbeschermingsbeleid geïmplementeerd en wij zullen uw persoonsgegevens alleen delen met leveranciers buiten de EER indien zij een (verwerkers)overeenkomst hebben getekend en adequate bescherming van persoonsgegevens kunnen garanderen op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (vb. EU/US Privacy Shield Framework), of op grond van passende waarborgen (vb. EU Standaard Contractuele Bepalingen die zij met ons hebben afgesloten).
10. Hoelang bewaart SLAAPADVIES mijn persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door SLAAPADVIES niet langer bewaard dan wettelijk voorgeschreven of dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. De bewaartermijn is bijgevolg afhankelijk van de wetgeving en de doeleinden van de verwerking. Wij bewaren uw gegevens in overeenstemming met de bewaartermijnen die in de wet zijn vastgelegd. De meeste klantgegevens (contract, facturatie, betalingen …) bewaren wij in principe tien (10) jaar, omdat dit de maximale periode is waarbinnen een rechtsvordering zou kunnen worden ingesteld. Indien de wet geen specifieke bewaartermijn voorschrijft, bepalen wij de termijn aan de hand van het doeleinde van de verwerking in het licht van verjaringstermijnen of algemeen aanvaarde bewaartermijnen in het licht van de gebruiken of de richtlijnen van de toezichthouder.
11. Zijn mijn persoonsgegevens veilig?
Bij SLAAPAVIES hebben wij ons gericht op het implementeren van goede informaticatoepassingen die zijn ontwikkeld om uw privacy en persoonsgegevens te beschermen. Wij maken gebruik van algemeen aanvaarde technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en hebben een beveiligingsbeleid dat de persoonsgegevens in onze systemen op passende wijze beschermt. De systemen zijn op passende wijze beschermd tegen ongeautoriseerde toegang, ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking, ongeautoriseerde wijziging en ongerechtvaardigde vernietiging of onopzettelijk verlies. Onze medewerkers en partners die toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn gebonden aan strikte geheimhouding.
12. Kan ik mijn toestemming aanpassen of intrekken?
Wanneer wij bepaalde producten of diensten aanbieden, hebben wij in bepaalde gevallen uw toestemming nodig. Wanneer u niet meer geïnteresseerd bent in deze producten of diensten, kan u op elk moment uw toestemming aanpassen of intrekken. Eerdere acties die gebeurd zijn tijdens de periode van toestemming blijven wel rechtmatig.
13. Welke rechten heb ik?
Volgens de Gegevensbeschermingswetgeving hebt u, steeds onder de wettelijk bepaalde voorwaarden:
• recht op inzage: u hebt bijvoorbeeld het recht om te weten of en zo ja welke persoonsgegevens wij van u verwerken en recht op een gratis kopie van die persoonsgegevens;
• recht op rectificatie: op uw verzoek zullen we persoonsgegevens die onvolledig of onjuist zijn verbeteren;
• recht op gegevenswissing: indien u het wenst, zullen we uw persoonsgegevens wissen, indien er geen wettelijke verplichting bestaat om ze bij te houden en SLAAPADVIES evenmin een zwaarder doorwegend belang heeft om ze bij te houden (vb. om onze rechten te verdedigen);
• recht op beperking van de verwerking: u hebt het recht ons te vragen bepaalde persoonsgegevens enkel nog bij te houden;
• recht op overdraagbaarheid: u hebt bijvoorbeeld het recht SLAAPADVIES een kopie te vragen van de persoonsgegevens die u ons bezorgde en deze te ontvangen of doen toekomen bij een derde partij in een gestructureerde, toegankelijke en IT-wise leesbaar formaat;
• het recht om niet onderworpen te worden aan een beslissing uitsluitend op basis van geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft of u op andere wijze in aanmerkelijke mate treft. In dit laatste geval hebt u recht op menselijke tussenkomst van SLAAPADVIES, het recht om uw standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten;
• het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken;
• het recht om een klacht in te dienen bij SLAAPADVIES;
• het recht om de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T. +32 (0)2 274 48 00, F. +32 (0)2 274 48 35, [email protected]) te contacteren in het geval van klachten omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij moedigen u echter aan om eerst rechtstreeks met ons naar een oplossing te zoeken.
• U hebt recht op bezwaar: U hebt steeds het recht om te vragen te stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens die gebeurt op basis van een gerechtvaardigd belang van SLAAPADVIES of een derde, inclusief profilering daartoe, omwille van met uw specifieke situatie verband houdende redenen. Indien u bezwaar maakt, zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerkt worden voor dat doel tenzij SLAAPADVIES zwaarder doorwegende gerechtvaardigde belangen aanvoert of de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. SLAAPADVIES verwerkt uw gegevens eveneens voor direct marketingdoeleinden. Indien u niet langer enige of bepaalde direct marketing wenst te ontvangen, kan u zich hier op eender welk moment tegen verzetten, dit met inbegrip van profilering ten behoeve van direct marketing. SLAAPADVIES zal uw wensen dan voor toekomstige direct marketingacties respecteren.
Indien u uw rechten volgens de Gegevensbeschermingswetgeving wilt uitoefenen, contacteer ons via [email protected] of per post naar Nederzwijnaarde 2 bus 28 te 9052 Gent. Dank om uw verzoek te willen dateren, ondertekenen en minstens het telefoonnummer en e-mailadres waarmee u bij SLAAPADVIES gekend bent te willen vermelden. SLAAPADVIES kan bijkomend bewijs van uw identiteit vragen, bijvoorbeeld in de vorm van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart. Uw verzoek zal worden behandeld in overeenstemming met de Gegevensbeschermingswetgeving.
14. Op welke websites is deze Privacy Statement van toepassing?
Deze Privacy Statement is van toepassing op de website www.easysleep.be. Onze website bevat mogelijk hyperlinks naar websites beheerd door derde partijen.
SLAAPADVIES heeft ook een bedrijfspagina op verschillende sociale netwerksites (onder meer Facebook). Deze pagina’s worden hoofdzakelijk gebruikt met als doel om op een actievere wijze met u te communiceren en u te informeren over onze producten en diensten. We kunnen deze pagina’s eveneens gebruiken om u uit te nodigen voor wedstrijden, waaraan u kan deelnemen met het oog op het winnen van een prijs. SLAAPADVIES heeft geen enkele controle, noch toegang tot de persoonsgegevens die door de verschillende sociale netwerksites worden verzameld. Voor meer informatie omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens door de verschillende sociale netwerksites, dank om de privacyverklaringen van deze netwerken door te nemen, of hen rechtstreeks te contacteren:
Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Ierland (https://www.facebook.com/about/privacy)
De websites van derden beschikken elk over hun eigen privacyverklaring. Wij verzoeken u deze privacyverklaringen door te nemen, daar wij geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid dragen voor het privacybeleid van websites van derden en uw gebruik van zulke websites op eigen verantwoordelijkheid is.
15. Gebruikt SLAAPADVIES cookies en aanverwante technologieën?
Wanneer u gebruik maakt van onze website, e-mails van ons ontvangt of gebruik maakt van een van onze diensten, plaatst SLAAPADVIES cookies of hanteert zij gelijkaardige technieken zoals pixels. SLAAPADVIES maakt tevens gebruik van aan cookies verwante technologieën. Cookies zijn (tijdelijke) tekstbestanden die ervoor zorgen dat u niet steeds dezelfde informatie moet ingeven wanneer u terug op de website komt. Bovendien helpen ze ons inzicht te krijgen in hoe u onze website of e-mails gebruikt en hoe wij die kunnen verbeteren. Meer informatie over cookies en aanverwante technologieën vindt u terug in onze cookieverklaring op www.easysleep.be/cookies.
16. Kan deze Privacy Statement worden gewijzigd?
Deze Privacy Statement kan van tijd tot tijd door SLAAPADVIES worden aangepast. Alvorens u persoonsgegevens deelt met SLAAPADVIES, is het aanbevolen de meest recente versie van deze Privacy Statement te lezen. De datum van de meest recente aanpassing is aangegeven op de eerste pagina. Indien belangrijke aanpassingen worden aangebracht aan deze Privacy Statement zullen wij in een meer prominente notificatie voorzien (vb. e-mail).
17. Hoe neem ik contact op met SLAAPADVIES omtrent deze Privacy Statement?
Voor vragen of opmerkingen in verband met deze Privacy Statement, kan u contact opnemen met het bestuursorgaan van BV SLAAPADVIES. Dit kan per post (Nederzwijnaarde 2 bus 28 te 9052 Gent), per telefoon ((+32) 9 258 24 00) of per e-mail ([email protected]), steeds met de vermelding ‘Data Protection’.